Obsługa faktur – automatyzacja procesu dekretacji faktur kosztowych

Nowoczesne przedsiębiorstwa wybierają wydajność, jednocześnie nie obniżając jakości w kluczowych sferach swojej działalności. Dotyczy to również zarządzania przepływami środków pieniężnych, czyli obsługi faktur, która wykonywana manualnie jest nieefektywna – w szczególności w dużych firmach. Główne problemy wynikające z ręcznego przetwarzania faktur to czas poświęcony na przepisywanie danych, błędy pojawiające się przy ich uzupełnieniu, brak wiedzy do kogo dana faktura powinna trafić, kto przetrzymuje daną fakturę oraz czy faktura została zaakceptowana przez odpowiednią osobę. Dlatego doskonałym rozwiązaniem jest automatyzacja procesu dekretacji faktur kosztowych i realizacja zadań w zdefiniowanym procesie w systemie workflow.

Charakterystyka OCR, rozpoznawanie metadanych z faktur

Makigami to system wyposażony w szereg modułów oraz funkcjonalności umożliwiających pełną obsługę działań biznesowych. Makigami wyposażony jest w narzędzie OCR, którego głównym zadaniem jest rozpoznawanie metadanych znajdujących się w dokumentach takich jak faktury kosztowe czy towarowe oraz zaczytywania ich bezpośrednio do formularzy dostępnych na platformie. System potrafi rozpoznać pojedyncze dane z nagłówka, stopki oraz pozycji poszczególnych faktur. Dokładność rozwiązania OCR oscyluje wokół 90% co znaczy, że 9/10 danych np: NIP, wartość brutto, termin płatności zostanie zaczytany prawidłowo.

Funkcjonalności usprawniające obsługę faktur

Automatyzacja procesu dekretacji w systemie makigami powstała z myślą o potrzebach przedsiębiorstw, obsługujących co najmniej kilkaset faktur miesięcznie, dlatego posiada szereg funkcjonalności, które usprawniają i ułatwiają całą ich obsługę. Wśród proponowanych rozwiązań są między innymi takie jak: Split View (w celu porównania danych na fakturze w wersji zeskanowanej z automatycznie zaczytanymi do formularza), Drag & Drop pozwalający łatwo przenieść dane ręcznie z faktury do formularzy na wypadek gdyby dane nie zostały poprawnie pobrane do formularza), powiadomienia mailowe (informujące o czekających zadaniach do realizacji), automatyczne podpowiadanie numerów księgowań w podziale na konta Winien i Ma, a także wykorzystanie archiwum dokumentów do przechowywania i szybkiego wyszukiwania elektronicznych dokumentów. Są to wybrane z wielu dostępnych funkcjonalności w systemie.

Ale to nie wszystko!

Częścią makigami jest nie tylko moduł rozpoznawania tekstu OCR, ale również wiele innych modułów, które wyróżniają się przejrzystym interfejsem oraz praktycznymi, zautomatyzowanymi funkcjonalnościami. Do najistotniejszych z nich należą:

• kreator procesów biznesowych pozwalający na dostosowanie procesu i formularzy do potrzeb firmy

• tablice zadań pozwalające na realizację zadań oraz weryfikację poprawności uzupełnionych danych,

• rejestry danych biznesowych pozwalające na zapis na przykład kolejnych numerów dekretowych do bazy danych,

• moduł raportujący pozwalający przedstawić raport faktur opóźnionych, wstrzymanych, aktywnych lub całkowitej kwoty faktur, które nie zostały jeszcze opłacone.