Jak odzyskać czas tracony na nieefektywnym prowadzeniu procesów w firmie?

Czy zastanawiałeś się ile czasu w Twojej firmie zajmuje przeprocesowanie dowolnej sprawy od początku do końca?
Ile czasu zajmuje praca człowieka, i czy czas poświęcony na realizację zadania spełnia oczekiwania zarządcze? A ile czasu poświęcamy na nieefektywności, które powodują, że sprawa nie jest zrealizowana?

Wyobraźmy sobie średniej wielkości firmę zatrudniającą około 150 osób. Na przykładzie kilku procesów chcielibyśmy pokazać możliwości efektywnego wykorzystania czasu przez pracowników tej firmy przy wsparciu systemu workflow.

Poniżej dwie definicje:

▪ lead time – czas przetwarzania od początku do końca sprawy
▪ processing time – czas realizacji zadań wykonywanych przez pracownika

Proces obsługi faktur:

Średni czas przetwarzania jednej faktury w przedsiębiorstwie może trwać nawet do 8 dni. Tak długi czas procesu wynika z tego, że faktura w wersji papierowej dostarczana jest osobie akceptującej do podpisu na biurko lub mailem, jednocześnie bez nadzoru nad czasem realizacji. Co się dzieje z taką fakturą? Ponieważ osoba, która ją akceptuje nie pamięta dokładnej procedury przekłada zadanie „na koniec kolejki” i realizuje je w późniejszym, dogodnym dla siebie terminie. Może tak robić bez konsekwencji, gdyż dział księgowości nie jest w stanie sprawdzić kto jest w posiadaniu każdej faktury w firmie w określonym czasie.
Średnie zaangażowanie sumaryczne realizacji wszystkich osób w pojedynczy obieg faktury może zająć ponad 30 minut. Chodzi o takie czynności jak: sprawdzenie i weryfikacja danych na fakturze, włącznie z jej dekretacją, opisem i akceptacją wydatku przez menedżera, przygotowaniem odpowiednich kont księgowych i zapisem danych do system finansowo-księgowego.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy w stanie skrócić czas przetwarzania (lead time) do 2 dni. Dzięki znacznemu przyspieszeniu realizacji spraw dyrektor finansowy będzie posiadał rzetelniejszą informację odnośnie bieżących płatności. Wyobraźmy sobie dodatkowo, że jesteśmy w stanie „uwolnić” z 30 minut czasu realizacji zadań (processing time) 20 minut – przy wsparciu narzędzi umożliwiających , m.in. sczytanie danych z faktur, pozwalającymi na autouzupełnianie formularzy danych o kontach księgowych, połączenie odpowiedniego zamówienia z fakturą w systemie.
W przypadku 500 faktur miesięcznie jesteśmy w stanie uwolnić około 10 000 minut pracy tj.160 roboczogodzin czasu pracowników w całej firmie.

Obsługa delegacji służbowych:

Procedury obsługi delegacji często przytłaczają pracowników nadmiarem formalności, szukają oni często pomocy i delegują realizację zadań na Dział Kadr i Płac. W takich warunkach przetwarzanie delegacji może zająć nawet 3-4 dni, a czas realizacji około 2h czasu wszystkich pracowników.
A gdybyśmy byli w stanie skrócić czas rozliczenia delegacji do 20 minut? Przy 50 odbytych delegacjach miesięcznie oszczędzilibyśmy dodatkowe 80 h czasu całego zespołu.

On-boarding pracownika:

W tym procesie bardzo dużo czasu traci kadra zarządzająca na uzyskanie informacji zwrotnej z działów operacyjnych dotyczącej, np. czy zamówiony komputer, telefon i inne narzędzia będą przygotowane i dostarczone na czas dla naszego nowego pracownika.
Skupiając się tylko na tym elemencie procesu jesteśmy w stanie zaoszczędzić około 90 minut pracy naszego menedżera na każdej sprawie dotyczącej przyjęcia nowego pracownika, gdyż wszystkie informacje będą dla niego dostępne w systemie bez zbędnej komunikacji telefonicznej lub mailowej z działami IT oraz Zakupów.
Przy zatrudnieniu około 50 nowych pracowników w roku mamy około 7h uwolnionego czasu miesięcznie.

Akceptacja decyzji biznesowych:

W tym przypadku mówimy o oszczędności kilku godzin w skali miesiąca kadry zarządzającej zakładając, że różne decyzjew sprawie nowych kontraktów musi podjąć kilka osób.
Kosztem alternatywnym jest ich czas poświęcony na wspólnych spotkaniach. W tym przypadku mówimy o kilku godzinach miesięcznie uwolnionego czasu kadry zarządzającej.

Efekt

Na przykładzie powyższych 4 procesów pokazaliśmy możliwe oszczędności w wysokości około 200 roboczogodzin miesięcznie wszystkich pracowników włącznie z czasem kadry zarządzającej.
Czy nie są to wystarczające argumenty za wdrożeniem narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, które pozwoli między innymi na szybsze i efektywniejsze przetwarzanie sprawami w firmie a tym samym poprawę komunikacji?